Logiciel de facturation pour traducteur et interprète indépendant

Vous traduisez des contrats pour un cabinet, des fiches produits pour un e-commerçant allemand, des actes d'état civil pour des particuliers, ou vous passez vos journées en cabine lors de séminaires. Chaque client a ses habitudes : l'agence impose son bon de commande et sa grille de remises, l'entreprise veut un devis ferme, le particulier paie avant de récupérer sa traduction certifiée.

Kolirys réunit vos clients, vos devis, vos factures, vos proformas et vos avoirs dans un seul outil, sur ordinateur et sur mobile. Pas d'outil de TAO intégré ni de gestion de projets multilingues : simplement une facturation claire et conforme, gratuite pour démarrer en micro-entreprise.

Au mot, à la page, à l'heure : fixer l'unité dès le devis

La première source de litige en traduction, c'est l'unité. Un devis « 0,12 € » ne veut rien dire si l'on ne sait pas de quoi il s'agit. Précisez systématiquement :

• la combinaison de langues (EN > FR, DE > FR…) et le domaine (juridique, technique, marketing, médical) ;
• l'unité : mot source (le plus courant), mot cible, page, ligne ou feuillet pour certains travaux d'édition ;
• le volume compté ou estimé, et sur quel fichier ;
• les prestations annexes facturées à l'heure : relecture, révision d'une traduction existante, post-édition de traduction automatique, mise en page ;
• un minimum de facturation pour les très petits textes ;
• le délai et, le cas échéant, une majoration d'urgence ou de week-end sur une ligne à part.

Avec un document éditable, vous pouvez annoncer un prix ferme. Pour un PDF scanné ou un texte encore en cours de rédaction, indiquez que le volume sera recompté sur le fichier définitif : la facture reprendra alors le volume réel, et le client ne sera pas surpris.

Agences de traduction : bon de commande et grilles de remises

Beaucoup de traducteurs indépendants travaillent en grande partie pour des agences. Celles-ci envoient un bon de commande (souvent appelé PO) et appliquent une grille de pondération issue de leur outil de traduction assistée : les segments déjà traduits en mémoire sont payés moins cher que les mots nouveaux.

Pour que la facture passe du premier coup :

• reportez le numéro du bon de commande : lorsqu'il est établi par l'acheteur, c'est une mention obligatoire de la facture ;
• reprenez les tranches de la grille sur des lignes distinctes (mots nouveaux, correspondances partielles, répétitions) plutôt qu'un total global ;
• indiquez la référence du projet et le nom du fichier livré ;
• si l'agence le demande, regroupez plusieurs bons de commande du mois sur une seule facture, chacun sur sa propre ligne.

Côté délais, une agence reste un client professionnel : vos factures doivent mentionner la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le délai légal de paiement entre professionnels est encadré, même quand l'agence parle de « paiement à 60 jours fin de mois ».

Exemple : facture d'une traduction technique pour une agence

Claire Dubois, traductrice anglais > français en micro-entreprise (franchise en base de TVA), livre un manuel d'utilisation à une agence lyonnaise qui lui a transmis le bon de commande BC-58731.

Facture n° F-2026-0142 — date : 07/11/2026 — bon de commande : BC-58731

*Mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Prestation réalisée du 03/11/2026 au 06/11/2026. Paiement à 30 jours, soit le 07/12/2026 ; escompte pour paiement anticipé : néant. En cas de retard : pénalités au taux de trois fois l'intérêt légal et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.*

Si l'agence retire finalement un chapitre après facturation, Claire n'a pas à modifier sa facture : elle émet un avoir du montant correspondant, et les deux documents restent dans l'historique du client.

Clients à l'étranger : autoliquidation, hors champ et proforma

La traduction voyage, vos clients aussi. Les règles de TVA dépendent surtout de qui est le client et où il est établi :

• Entreprise dans un autre pays de l'Union européenne : en principe, la facture est établie hors taxe et porte la mention « Autoliquidation », avec votre numéro de TVA intracommunautaire et celui du client. Si vous êtes redevable de la TVA, l'opération se déclare aussi sur la déclaration européenne de services. Vérifiez le numéro du client avec notre outil TVA intracommunautaire.
• Entreprise hors Union européenne : la prestation est en général hors du champ de la TVA française (article 259-1 du CGI) ; indiquez-le sur la facture.
• Particulier, en France ou à l'étranger : la TVA française s'applique en principe, ou la franchise en base si vous en bénéficiez.

Un nouveau client étranger qui ne vous connaît pas encore préfère souvent payer d'avance, et vous aussi. Envoyez-lui une facture proforma : elle détaille la prestation et le montant à régler, sans valeur comptable. Une fois le virement reçu, vous émettez la facture définitive. Dans tous les cas, faites valider les situations particulières par votre expert-comptable.

Traduction assermentée : particuliers pressés, paiement d'avance

Actes de naissance, diplômes, permis de conduire, jugements : la traduction certifiée par un traducteur expert inscrit près une cour d'appel concerne surtout des particuliers, avec des montants modestes et des délais serrés.

• Le tarif s'exprime le plus souvent à la page ou au document, avec un supplément éventuel pour l'envoi postal des originaux certifiés.
• Le cachet, la signature et la mention de conformité figurent sur la traduction ; la facture, elle, reste une facture ordinaire, avec les mentions habituelles.
• Pour une prestation de services à un particulier, une note ou facture doit être remise dès que le prix atteint 25 € TTC, et dans tous les cas si le client la demande.
• Beaucoup de traducteurs assermentés encaissent avant la remise du document : une facture payée, envoyée en PDF, rassure le client et simplifie votre suivi.

Interprétation : demi-journées, déplacements et annulations

L'interprète ne vend pas des mots mais du temps de présence, souvent loin de chez lui. Sur le devis, séparez :

1. la vacation : demi-journée ou journée, en précisant l'amplitude horaire comprise et le tarif des heures au-delà ;
2. le mode : consécutive, liaison, chuchotage ou simultanée en cabine, en binôme lorsque la durée l'exige ;
3. la préparation : lecture des documents, glossaire, si vous la facturez à part ;
4. les frais : transport, hébergement, temps de trajet ;
5. les conditions d'annulation : pourcentage dû selon le délai de prévenance, renvoyé à vos conditions générales.

Pour bloquer une date plusieurs mois à l'avance, la facture d'acompte générée depuis le devis signé, puis la facture de solde qui déduit automatiquement l'acompte, sont disponibles dès l'offre Entreprise individuelle. Avec l'offre gratuite, vous émettez simplement vos factures l'une après l'autre.

Traduction littéraire : quand vous êtes payé en droits d'auteur

Traduire un roman ou un essai pour un éditeur, c'est souvent être auteur de la traduction : la rémunération prend la forme d'un à-valoir et d'un pourcentage sur les ventes, et relève en général du régime des artistes-auteurs, avec ses propres règles sociales et fiscales. Si cette activité est importante pour vous, lisez notre page logiciel de facturation pour artiste-auteur et faites le point avec l'URSSAF ou votre expert-comptable avant de choisir comment facturer.

Ce que Kolirys fait pour vous au quotidien

• Fiches clients : agences, entreprises, particuliers, avec leurs conditions de paiement et leurs coordonnées de facturation.
• Devis, factures, proformas et avoirs, numérotés et conformes aux mentions obligatoires.
• Catalogue de prestations (mot nouveau EN > FR, heure de relecture, page certifiée, demi-journée d'interprétation) pour ne plus ressaisir vos tarifs, dès l'offre Entreprise individuelle.
• Suivi des impayés et relances en un clic, utiles face aux agences qui paient tard (dès l'offre Entreprise individuelle).
• Synchronisation bancaire pour rapprocher les virements, y compris ceux de l'étranger, de vos factures (dès l'offre Entreprise individuelle).
• Comptabilité et application mobile pour suivre votre chiffre d'affaires entre deux missions.

Facturation électronique : vos clients entreprises d'abord

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les micro-entreprises et PME devront émettre leurs factures électroniques vers les entreprises françaises au plus tard le 1er septembre 2027. Vos factures aux particuliers et à l'étranger suivent d'autres règles de transmission de données. Pour savoir où vous en êtes, utilisez notre simulateur facture électronique et notre guide pour les TPE.

Combien coûte Kolirys pour un traducteur ?

Tous les prix sont HT, sans engagement, avec 2 mois offerts en paiement annuel. Le détail est sur la page tarifs.

• Gratuit pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs : jusqu'à 100 clients et 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants, devis, factures et avoirs illimités, comptabilité et application mobile, sans personnalisation des documents.
• Entreprise individuelle, 9,90 € par mois (99 € par an) : clients et chiffre d'affaires illimités, documents à votre image, factures d'acompte et de solde, catalogue, envoi des documents, relances, signature digitale, synchronisation bancaire.
• Business, 29 € par mois (290 € par an) : toutes les formes juridiques hors SCI, clients illimités, pour un traducteur en société ou une petite structure.
• Elite, 49 € par mois (490 € par an) : toutes les fonctionnalités et l'accès API.

Repère utile : en micro-entreprise, le plafond de chiffre d'affaires 2026 pour les prestations de services est de 83 600 €.

D'autres métiers des mots et de l'indépendance

• Contenus web, articles et cession de droits : logiciel de facturation pour rédacteur.
• Traduction d'œuvres et droits d'auteur : logiciel de facturation pour artiste-auteur.
• Missions au TJM, régie et forfaits : logiciel de facturation freelance.
• Formations en langues pour des entreprises : logiciel de facturation pour formateur.

Tous les métiers accompagnés par Kolirys sont réunis sur la page logiciels par métier.

Traduisez, Kolirys s'occupe du reste

Une unité claire, le bon de commande reporté, la bonne mention de TVA : votre prochaine facture peut être prête avant même la livraison du fichier. Créez votre compte et envoyez votre premier devis en quelques minutes.

Questions fréquentes