Logiciel de facturation pour formateur indépendant et organisme de formation

Le métier de formateur se facture rarement de façon simple. La même journée d'animation peut être vendue en direct à une entreprise, sous-traitée pour un organisme de formation, prise en charge par un OPCO ou payée par un particulier qui se reconvertit. Chaque cas a ses mentions, son destinataire de facture et parfois son régime de TVA. Kolirys vous permet de tout préparer depuis le même outil : catalogue de formations, devis, factures, avoirs et suivi des paiements.

Formateur en direct ou sous-traitant : deux façons de facturer

Vous vendez vos formations en direct

Vous signez avec l'entreprise cliente, vous animez et vous facturez. Pour exercer en direct, un prestataire de formation déclare son activité auprès de la DREETS (déclaration à faire dans les trois mois suivant la signature de la première convention) et reçoit un numéro de déclaration d'activité (NDA). Il remet chaque année son bilan pédagogique et financier. Si vous visez des financements OPCO, CPF ou France Travail, la certification Qualiopi s'ajoute à la liste.

Vous animez pour un organisme de formation

C'est le cas de nombreux formateurs indépendants : un organisme vend la formation à ses clients et vous en confie l'animation. Vous ne facturez ni l'entreprise ni l'OPCO, mais l'organisme, généralement à la journée ou à l'heure, sur la base d'un contrat de sous-traitance. Votre facture reste simple, mais elle doit reprendre la référence de la session, les dates et le nombre d'heures, pour que l'organisme puisse la rapprocher de ses propres documents.

Beaucoup de formateurs combinent les deux : quelques clients en direct et des missions pour un ou deux organismes. Dans Kolirys, chaque client a sa fiche, et vous retrouvez en un coup d'œil ce que vous a rapporté chaque organisme sur l'année.

TVA : franchise, exonération ou taux normal

C'est la question qui revient le plus souvent chez les formateurs. D'après le BOFiP et Service Public Entreprendre, trois situations existent :

1. Franchise en base : en micro-entreprise ou en EI sous le seuil de 37 500 € de prestations de services en 2026, vous ne facturez pas de TVA. Mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
2. Exonération de la formation professionnelle continue : si vous avez un NDA et que vous avez obtenu l'attestation d'exonération auprès de la DREETS (formulaire 3511-SD), vos formations sont exonérées. Mention conseillée : « Exonération de TVA, art. 261-4-4° a du CGI ». L'exonération s'applique à partir de l'obtention de l'attestation, sans effet rétroactif.
3. TVA au taux normal (20 %) : dans les autres cas, par exemple un formateur au-delà de la franchise sans attestation, ou des prestations de conseil vendues à côté des formations.

Point important pour la sous-traitance : l'exonération ne se transmet pas. Elle bénéficie seulement au prestataire qui l'a obtenue. Un formateur sous-traitant qui n'a pas sa propre attestation facture donc l'organisme avec TVA, s'il n'est pas en franchise en base. En cas de doute sur votre situation, faites-la valider par votre expert-comptable.

Dans Kolirys, la mention de TVA se règle dans vos paramètres et s'imprime sur chaque document ; si vous vendez à la fois des formations exonérées et du conseil taxé, chaque ligne porte son propre taux.

De la convention à la facture

Une formation suit un circuit documentaire précis, et la facture n'en est que la dernière étape :

• le devis, ou la proposition commerciale, qui chiffre l'action : intitulé, objectifs, durée en heures, dates, lieu ou modalité à distance, nombre de participants, prix ;
• la convention de formation, signée avec l'entreprise cliente, ou le contrat de formation si un particulier finance lui-même sa formation ;
• la feuille d'émargement et le certificat de réalisation, qui prouvent que la formation a bien eu lieu ;
• la facture, qui reprend les références de tout ce qui précède.

Kolirys gère les documents commerciaux : devis, factures, proformas et avoirs. Vos modèles de conventions peuvent être conservés dans le module de gestion de contrats et rattachés à chaque client. Les feuilles d'émargement et le certificat de réalisation, eux, restent à produire avec vos outils pédagogiques habituels.

Un client vous demande un document pour engager sa dépense ou monter un dossier de financement avant la formation ? Envoyez-lui une facture proforma, qui reprend le contenu du devis sans valeur comptable.

OPCO et subrogation : facturer la bonne entité

Quand l'entreprise cliente fait financer la formation par son OPCO, deux schémas existent :

• Sans subrogation : vous facturez l'entreprise, qui vous paie puis se fait rembourser par son OPCO. Pour vous, c'est une facture classique, à laquelle il est utile d'ajouter le numéro de dossier de prise en charge.
• Avec subrogation : l'OPCO vous paie directement. Vous adressez votre facture à l'OPCO pour la part prise en charge, et une seconde facture à l'entreprise pour l'éventuel reste à charge.

Dans les deux cas, l'OPCO vérifie la cohérence entre l'accord de prise en charge, la convention, le certificat de réalisation et la facture. Une durée qui diffère d'une heure ou un stagiaire absent non signalé suffisent à bloquer un paiement. Prenez l'habitude de reprendre sur la facture l'intitulé exact, les dates, le nombre d'heures, les stagiaires et le numéro de dossier. Si une facture doit être corrigée, Kolirys émet un avoir qui annule tout ou partie de la facture d'origine, avant d'établir la facture rectifiée.

Exemple : la facture d'une formation intra-entreprise

Claire Martin, formatrice indépendante en bureautique, dispose d'un NDA et de l'attestation d'exonération de TVA. Elle a animé deux jours de formation Excel pour une PME de transport, sans subrogation.

Facture n° F-2026-0087 — date : 04/11/2026 — échéance : 04/12/2026

*Mentions : « Exonération de TVA, art. 261-4-4° a du CGI » ; numéro de déclaration d'activité de la formatrice ; prise en charge OPCO, dossier n° indiqué par le client ; taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.*

Si la même formatrice avait animé ces deux jours pour le compte d'un organisme, sans attestation à son nom et au-delà de la franchise, elle aurait facturé l'organisme avec 20 % de TVA.

Acomptes et paiement des particuliers

Avec une entreprise cliente, vous pouvez prévoir un acompte à la signature de la convention, puis le solde après la formation. Dans Kolirys, la facture d'acompte se crée à partir du devis signé, et la facture de solde déduit automatiquement les acomptes déjà versés. Cette fonctionnalité est disponible à partir de l'offre Entreprise individuelle.

Quand un particulier finance lui-même sa formation, le Code du travail le protège : il dispose de 10 jours pour se rétracter après la signature du contrat, aucune somme ne peut être exigée pendant ce délai, et l'acompte versé ensuite est limité à 30 % du prix. Le solde s'échelonne au fil de la formation. Vérifiez vos conditions générales avant de proposer un acompte à un particulier.

Un catalogue de formations prêt à l'emploi

Vos formations reviennent d'un client à l'autre : la journée inter, la journée intra, le module de deux heures à distance, l'accompagnement individuel. Enregistrez-les dans le catalogue produits et services avec leur intitulé, leur durée et leur tarif : un devis se prépare en quelques minutes et vos intitulés restent identiques entre la proposition, la convention et la facture, ce qui facilite le contrôle des financeurs. Vos clients valident les devis en ligne grâce à la signature digitale manuscrite.

Facture électronique : vos clients sont des entreprises

Les formations sont vendues en grande majorité à des entreprises, la réforme de la facturation électronique vous concerne donc directement. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les PME et micro-entreprises devront émettre leurs factures entre entreprises au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027. Notre guide de la facture électronique pour les TPE détaille le calendrier, et le rappel des mentions obligatoires d'une facture vous aide à vérifier vos modèles.

Quelle offre Kolirys pour un formateur ?

Prix HT, sans engagement, 2 mois offerts en paiement annuel. Détail complet sur la page tarifs.

• Gratuit : pour le formateur auto-entrepreneur qui démarre, jusqu'à 100 clients et 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants. Devis, factures, proformas et avoirs illimités, sans personnalisation des documents ni factures d'acompte.
• Entreprise individuelle, 9,90 €/mois (99 €/an) : clients illimités, documents à vos couleurs, catalogue, signature digitale, factures d'acompte et de solde, relances en un clic, synchronisation bancaire.
• Business, 29 €/mois (290 €/an) : pour les organismes de formation constitués en société (SARL, SAS, EURL…, toutes formes juridiques sauf SCI), avec clients illimités, relances et exports avancés.
• Elite, 49 €/mois (490 €/an) : toutes les fonctionnalités et l'accès à l'API, pour relier Kolirys à votre plateforme de gestion des sessions ou à vos autres outils.

En micro-entreprise, le plafond de chiffre d'affaires 2026 est de 83 600 € pour les prestations de services. Notre page logiciel de facturation auto-entrepreneur rappelle les règles du statut.

Les métiers proches

• Vous accompagnez aussi des dirigeants : logiciel de facturation pour consultant.
• Vous encadrez des séances sportives : logiciel pour coach sportif.
• Vous concevez des supports ou des contenus : logiciel pour rédacteur et logiciel pour designer.
• Vous travaillez en mission pour plusieurs clients : logiciel de facturation freelance.

Retrouvez tous nos logiciels par métier.

Concentrez-vous sur vos stagiaires

Un catalogue propre, des devis cohérents avec vos conventions, des factures qui reprennent tout ce que l'OPCO ou l'organisme attend et des paiements suivis jusqu'au bout : créez votre compte et préparez votre premier devis de formation en quelques minutes.

Questions fréquentes