Logiciel de facturation pour agence de communication et agence web

« Pouvez-vous nous envoyer un devis pour le site, le logo et le lancement sur les réseaux ? » Derrière une demande aussi simple, il y a souvent trois métiers, deux freelances à coordonner, un planning de six semaines et une maintenance à vendre ensuite. Le devis doit être lisible pour le client, rentable pour l'agence et assez précis pour éviter les débats au moment de facturer.

Le devis d'agence : découper pour mieux vendre

Un client accepte plus volontiers un devis de 12 000 € quand il voit ce qu'il achète. Découpez vos projets en lots, chacun avec un livrable et une étape de validation :

• Cadrage : atelier de lancement, benchmark, arborescence, planning.
• Création : plateforme de marque, logo, charte, maquettes. Précisez le nombre de pistes et d'allers-retours inclus.
• Production : intégration, développement, rédaction, shooting, motion. Indiquez le nombre de pages, de gabarits ou de formats.
• Lancement : mise en ligne, recette, formation de l'équipe du client.
• Options : traduction, pages supplémentaires, campagne payante, à chiffrer à part pour garder le devis principal lisible.

Enregistrez vos prestations types dans le catalogue produits et services : forfait atelier, jour de développement, page rédigée, déclinaison de format. Chaque nouveau devis se compose en quelques clics, avec des prix cohérents d'un chef de projet à l'autre.

Exemple : refonte de site et identité, facturée en trois temps

L'agence Atelier Nord, SAS redevable de la TVA, chiffre pour une PME la refonte de son site et un rafraîchissement de son logo.

Devis n° AN-2026-087 — valable 1 mois

*Échéancier : 30 % à la signature (4 374,00 € TTC), 40 % à la validation des maquettes (5 832,00 € TTC), solde de 30 % à la mise en ligne (4 374,00 € TTC).* *Clause de cession : droits de reproduction, de représentation et d'adaptation du logo, de la charte, des maquettes et des textes, pour le site internet, les réseaux sociaux et les supports imprimés de la société, pour le monde entier et pour la durée légale de protection des droits d'auteur, à compter du paiement intégral.* *Option hors devis : maintenance et hébergement, 90,00 € HT par mois, contrat séparé.*

Dans Kolirys, les deux premières échéances sont des factures d'acompte générées depuis le devis signé. À la mise en ligne, la facture de solde reprend le devis et déduit les 10 206,00 € déjà facturés. Si le client ajoute trois pages en cours de route, un nouveau devis complémentaire suit le même circuit.

Cession de droits : la ligne qui évite les litiges

Logo, charte, photos, textes, maquettes : la plupart des livrables d'une agence sont des œuvres protégées. Sans cession écrite, le client paie une création qu'il n'a pas le droit d'exploiter librement. Le Code de la propriété intellectuelle (article L131-3) impose que chaque droit cédé soit mentionné distinctement et que le domaine d'exploitation soit délimité quant à son étendue, sa destination, son lieu et sa durée.

Deux points d'attention propres aux agences :

• la chaîne des droits : si un graphiste freelance, un photographe ou un rédacteur extérieur a créé une partie du livrable, l'agence ne peut céder au client que les droits qu'elle a elle-même obtenus. Vérifiez vos contrats avec vos prestataires, et la situation de vos salariés, avec un juriste ;
• le moment du transfert : beaucoup d'agences prévoient que la cession prend effet au paiement complet. Encore faut-il que la facture de solde parte à temps : Kolirys vous montre les devis signés qui n'ont pas encore été soldés.

Achats d'espace, frais techniques, sous-traitance : qui facture quoi ?

C'est le sujet où les agences se trompent le plus souvent.

• Achat d'espace publicitaire (presse, affichage, radio, mais aussi publicité en ligne) : la loi Sapin impose qu'un intermédiaire n'achète de l'espace que pour le compte de l'annonceur, dans un contrat écrit de mandat qui détaille sa rémunération. La facture du support est communiquée directement à l'annonceur, rabais compris, même si c'est l'agence qui paie. Sur votre propre facture, vous portez vos honoraires de conseil, de création ou de gestion de campagne, conformément au mandat.
• Frais techniques refacturés (impression, banque d'images, nom de domaine, licence d'une police de caractères) : en principe, ils font partie du prix de votre prestation et suivent sa TVA. Ils ne peuvent être traités en débours, hors base de TVA, que s'ils sont engagés au nom et pour le compte du client, justifiés et refacturés à l'euro près. Faites trancher les cas limites par votre expert-comptable.
• Sous-traitance : les factures de vos freelances et prestataires s'enregistrent dans les factures d'achats et notes de frais. Avec le suivi de la rentabilité, vous voyez ce que chaque projet vous rapporte réellement.

Maintenance, hébergement, community management : la récurrence

Les revenus récurrents stabilisent la trésorerie d'une agence : maintenance de site, hébergement, forfait de publications mensuelles, accompagnement SEO, banque d'heures prépayées. Pour chacun, écrivez noir sur blanc le périmètre (nombre d'heures, de publications, délais d'intervention), la durée et le préavis.

La gestion de contrats de Kolirys conserve vos modèles de contrats, les remplit avec les données du client et vous rappelle les échéances de renouvellement. Avec la signature digitale manuscrite, votre client signe en ligne, sans impression ni scan. Et la synchronisation bancaire rapproche automatiquement les virements des factures correspondantes.

Facturer des entreprises : délais, relances, e-facture

Vos clients sont presque toujours des professionnels. Vos factures doivent donc comporter, en plus des mentions habituelles, la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le délai de paiement entre professionnels est encadré, et une facture en retard se relance tôt : les relances d'impayés partent en un clic depuis Kolirys.

La réforme de la facture électronique vous concerne directement : toute entreprise assujettie doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les PME et micro-entreprises émettront leurs factures entre entreprises au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027. Kolirys reçoit vos factures via Super PDP, plateforme agréée partenaire. Faites le point avec notre simulateur facture électronique.

Organiser l'agence au quotidien

• Fiches clients complètes dans la gestion des clients : interlocuteurs, historique des devis, documents envoyés.
• Tâches par projet avec la liste de tâches, pour ne rien oublier entre deux validations.
• Objectifs de chiffre d'affaires et suivi de la rentabilité, pour piloter la saison.
• Accès comptable externe et exports, pour que votre expert-comptable travaille sans vous solliciter.
• Documents à vos couleurs : logo, typographie et mise en page cohérentes avec votre propre image, ce qui compte double pour une agence.

Quelle offre Kolirys pour une agence ?

Prix HT, sans engagement, 2 mois offerts en paiement annuel. Toutes les conditions sont sur la page tarifs.

• Business, 29 €/mois (290 €/an) : l'offre des agences en société (SARL, SAS, EURL…, toutes formes sauf SCI). Clients illimités, personnalisation des documents, factures d'acompte et de solde, contrats, signature digitale, relances et exports avancés.
• Elite, 49 €/mois (490 €/an) : toutes les fonctionnalités et l'accès API développeur, pour connecter Kolirys à votre CRM, à votre outil de gestion de projet ou à vos développements.
• Vous démarrez seul en micro-entreprise ? L'offre gratuite (100 clients, 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants, sans personnalisation ni factures d'acompte) ou l'offre Entreprise individuelle à 9,90 €/mois suffisent pour lancer votre activité. Voir notre page logiciel de facturation pour freelance.

Les métiers proches

• Vous êtes graphiste indépendant : logiciel de facturation pour graphiste.
• Vous développez des sites et des applications : logiciel de facturation pour développeur web.
• Vous concevez des interfaces : logiciel de facturation pour designer.
• Vous écrivez des contenus : logiciel de facturation pour rédacteur web.
• Vous relevez du régime des artistes-auteurs : logiciel de facturation pour artiste-auteur.

Découvrez tous nos logiciels par métier.

Des devis aussi soignés que vos créations

Un devis par lots qui rassure le client, des acomptes qui tombent à chaque jalon, une maintenance qui se renouvelle sans relance oubliée : créez votre compte et envoyez votre prochain devis d'agence en quelques minutes.

Questions fréquentes