Logiciel de gestion pour loueur de matériel : devis, contrats et factures de location

Louer du matériel, c'est vendre du temps d'usage. Votre chiffre d'affaires dépend de la justesse de vos tarifs à la durée, de la rigueur de vos contrats et de votre capacité à facturer tout ce qui se passe entre le départ et le retour. Kolirys met ces documents au même endroit que vos clients et votre comptabilité.

Ce que Kolirys fait pour un loueur, et ce qu'il ne fait pas

Avant de vous inscrire, un point d'honnêteté. Les logiciels dédiés à la location de parc gèrent la disponibilité de chaque machine, les réservations en ligne et les contrôles réglementaires. Kolirys n'est pas de ceux-là. C'est un logiciel de facturation et de gestion, qui convient aux loueurs dont le planning tient dans un agenda et qui veulent des devis et des factures irréprochables.

Si votre activité tient surtout dans la colonne de droite, un ERP de location sera plus adapté. Si elle tient dans celle de gauche, continuez votre lecture.

Une location, cinq documents : qui sert à quoi

Beaucoup de litiges naissent d'une confusion entre devis, contrat, caution et facture. Chacun a son rôle :

1. Le devis fixe le matériel, la durée, le prix et les options (livraison, garantie casse, opérateur). Signé, il vaut accord sur le prix.
2. Le contrat de location organise l'usage : identification du matériel, dates et lieu d'utilisation, état au départ, responsabilité du locataire en cas de casse ou de vol, assurance, conditions de restitution du dépôt de garantie.
3. Le dépôt de garantie couvre les risques du contrat. Il n'est pas un paiement : il est encaissé ou bloqué à part et rendu au retour.
4. La facture de location reprend le devis. Si vous avez demandé un acompte, la facture de solde le déduit.
5. La facture complémentaire regroupe ce qui a été constaté au retour : jours en plus, carburant, nettoyage, casse.

Kolirys propose un module de gestion de contrats : vous enregistrez votre modèle de contrat de location une fois, il se remplit avec le client, les dates et les montants, et peut être signé en ligne grâce à la signature digitale, incluse dès l'offre Entreprise individuelle. Les conditions générales de location restent à rédiger par vous ou votre conseil : aucun logiciel ne peut le faire à votre place.

Jour, week-end, semaine, mois : construire une grille dégressive

Un client qui loue une semaine ne paie pas sept fois le tarif journalier. La plupart des loueurs appliquent un tarif dégressif, et c'est cette grille qui fait la différence entre deux devis. Exemple de grille pour une plaque vibrante (prix fictifs) :

Chaque palier devient une prestation du catalogue Produits et services, avec sa désignation, son unité, son prix HT et son taux de TVA (dès l'offre Entreprise individuelle). Au moment du devis, vous choisissez la ligne et saisissez la quantité. Précisez toujours dans la désignation ce que couvre un « jour » : 8 heures d'utilisation, 24 heures calendaires ou jour ouvré. C'est la première source de désaccord sur les retards.

N'oubliez pas les lignes qui accompagnent le loyer :

• transport aller et retour, au forfait ou au kilomètre, avec ou sans déchargement ;
• consommables : carburant au litre, disques, lames, sacs, gaz ;
• accessoires : godets, rallonges, harnais, remorque ;
• garantie casse ou réduction de franchise, souvent calculée en pourcentage du loyer ;
• nettoyage si le matériel revient sale, au forfait annoncé dans les conditions.

Dépôt de garantie : à part de la facture jusqu'au retour

Pour l'administration fiscale, le dépôt de garantie exigé par un loueur de biens meubles en plus du prix de la location n'est pas la contrepartie de la location. Il n'est soumis à la TVA qu'au moment où survient la cause contractuelle de sa conservation : loyers impayés, remise en état du matériel (BOI-TVA-BASE-10-10-10, § 20). Deux réserves :

• le dépôt doit réellement couvrir les aléas normaux du contrat. Un montant manifestement excessif par rapport au risque peut être taxé dès l'encaissement pour l'excédent ;
• une somme versée d'avance pour payer la location n'est pas un dépôt de garantie, c'est un acompte : elle fait partie du prix et donne lieu à une facture d'acompte avec TVA.

En pratique, beaucoup de loueurs évitent de « garder la caution » sans explication. Ils facturent les frais constatés au retour sur une facture complémentaire, puis restituent le dépôt une fois la facture réglée. Le client voit exactement ce qu'il paie, et votre comptabilité reste claire. Pour une situation particulière, faites valider le traitement par votre expert-comptable.

Location sèche ou avec opérateur : deux devis différents

Une location sèche met le matériel à disposition : le client le conduit, l'utilise et en a la garde pendant la durée du contrat. Une location avec opérateur ajoute votre conducteur ou votre technicien : nacelle avec nacelliste, grue avec grutier, sono avec régisseur. Votre devis doit alors distinguer :

• le loyer du matériel, à la durée ;
• le temps de l'opérateur, à l'heure ou à la journée, avec un minimum facturable ;
• les heures supplémentaires, de nuit ou de week-end, si vous les majorez ;
• le transport et les frais de déplacement de l'opérateur.

Côté TVA, une bonne nouvelle pour les loueurs qui travaillent avec le BTP : la location d'engins et de matériels de chantier, avec ou sans opérateur, n'entre pas dans l'autoliquidation de la sous-traitance du bâtiment, même avec montage et démontage sur site (BOI-TVA-DECLA-10-10-20, § 534). Vous facturez la TVA à 20 % comme pour n'importe quel client. Seule exception : si cette location est prévue dans le même contrat de sous-traitance que des travaux de construction que vous réalisez vous-même, tout le contrat suit l'autoliquidation.

Exemple chiffré : une mini-pelle pour cinq jours, rendue avec un jour de retard

La société Locabat (SARL, TVA au réel) loue une mini-pelle de 2,5 tonnes à une entreprise de terrassement, du lundi au vendredi, avec livraison sur le chantier. Exemple fictif.

Devis D-2026-118, signé en ligne

Dépôt de garantie prévu au contrat : 1 500 €, non facturé, restitué au retour du matériel selon les conditions du contrat.

Facture d'acompte de 30 %, à la signature : 264,36 € HT, TVA 52,87 €, soit 317,23 € TTC.

Facture de solde, au retour : 881,20 € – 264,36 € = 616,84 € HT, TVA 123,37 €, soit 740,21 € TTC. Avec l'acompte, le client a bien payé 1 057,44 € TTC. Dans Kolirys, la facture de solde est créée depuis le devis et déduit automatiquement l'acompte déjà facturé (dès l'offre Entreprise individuelle).

Facture complémentaire, pour ce qui a été constaté au retour :

Une fois cette facture réglée, Locabat restitue le dépôt de garantie de 1 500 € en totalité. Pas de compensation opaque avec la caution, et chaque somme a sa pièce justificative.

Vos clients ne paient pas tous de la même façon

Entreprises et artisans. Le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Indiquez une date d'échéance précise, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Pour un chantier qui dure, une facturation par période, par exemple chaque fin de mois pour un échafaudage, évite d'avancer trop longtemps la trésorerie. Le suivi des impayés et les relances en un clic sont inclus dès l'offre Entreprise individuelle.

Collectivités et établissements publics. Les factures adressées au secteur public sont déposées sur Chorus Pro. Reportez sur la facture le numéro d'engagement ou de bon de commande transmis par l'acheteur, sinon le paiement risque d'être bloqué.

Particuliers. Ils comparent surtout le prix total. Un devis qui affiche clairement le loyer, la livraison, le dépôt de garantie et ce qui sera facturé en cas de retard rassure et évite la discussion au retour. Retrouvez les mentions obligatoires d'un devis et celles d'une facture.

Facture électronique : ce qui change pour les loueurs

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 : celles de vos fournisseurs de machines, de pièces ou de carburant. Les PME et micro-entreprises devront émettre leurs factures entre professionnels au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027, avec de nouvelles mentions comme le numéro SIREN du client et la nature de l'opération, ici une prestation de services. Vos locations aux particuliers relèveront de la transmission des données (e-reporting), pas de l'émission de facture électronique. Vérifiez votre calendrier avec notre simulateur facture électronique.

Quelle offre Kolirys pour un loueur de matériel ?

Tous les tarifs sont hors taxes, sans engagement, avec deux mois offerts en annuel. Le détail est sur la page tarifs.

• Business, 29 € HT par mois (290 € par an) : l'offre des loueurs constitués en société, toutes formes juridiques sauf la SCI, clients illimités, personnalisation des documents, factures d'acompte et de solde, catalogue de tarifs, signature digitale, synchronisation bancaire, relances d’impayés et exports.
• Entreprise individuelle, 9,90 € HT par mois (99 € par an) : pour le loueur en micro-entreprise ou en entreprise individuelle, avec les mêmes outils de devis, d'acomptes et de relance.
• Gratuit : réservé aux auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs qui démarrent, jusqu'à 100 clients et 20 000 € de chiffre d'affaires HT sur 12 mois glissants. Devis, factures et avoirs, sans personnalisation des documents ni factures d'acompte.
• Elite, 49 € HT par mois (490 € par an) : clients illimités et accès à l'API, par exemple pour relier Kolirys à votre site de réservation.

Les métiers proches

• Motoculture, si vous vendez, réparez et louez du matériel de jardin
• Artisan du bâtiment, le cœur de clientèle des loueurs d'engins
• Maçon, pour comprendre comment vos clients chiffrent leurs chantiers
• Paysagiste et jardinier, grands utilisateurs de matériel loué
• Traiteur, si vous louez vaisselle, tables ou mobilier pour l'événementiel

Toutes les activités sont sur la page métiers.

Faites partir votre prochaine location avec un devis clair

Enregistrez votre grille tarifaire, votre modèle de contrat et vos clients réguliers. À la prochaine demande, le devis part en quelques minutes, et rien de ce qui se passe au retour n'échappe à la facture.

Questions fréquentes