Logiciel facturation assistante indépendante

Assistante indépendante : vendre du temps, des forfaits ou des résultats

Le métier d'assistante administrative indépendante recouvre des missions très différentes : saisie des devis d'un artisan, relances clients d'une TPE, gestion d'agenda d'un dirigeant, préparation des pièces pour l'expert-comptable, accompagnement d'un particulier dans ses démarches. Chaque client a son rythme, et votre façon de facturer doit suivre.

Formule	Pour quels clients	Comment la facturer
Heures ponctuelles	Besoins irréguliers, premiers contacts	Facture après la mission, détail des heures et des tâches
Forfait mensuel	Artisans et TPE avec un volume régulier	Une facture par mois, nombre d'heures incluses et tarif des heures en plus
Pack d'heures prépayé	Clients qui veulent maîtriser leur budget	Facture d'acompte à la commande, facture de solde à l'épuisement du pack
Mission au livrable	Mise à jour d'un fichier, dossier de subvention, tri d'archives	Devis forfaitaire signé, facture à la livraison

Le forfait et la mission au livrable ont un avantage au-delà de la trésorerie : ils montrent que vous vendez un service défini, et non une disponibilité. C'est un point qui compte pour votre indépendance (voir plus bas).

Le pack d'heures prépayé, sans casse-tête

Le pack d'heures est la formule préférée de beaucoup d'assistantes : le client paie d'avance un volume, par exemple 20 heures, et vous le consommez au fil des demandes. Côté facturation, le paiement reçu avant la prestation est un acompte, qui appelle une facture d'acompte. Voici la séquence la plus claire :

Devis du pack : nombre d'heures, nature des tâches couvertes, durée de validité (par exemple 3 mois), tarif de l'heure au-delà du pack.
Signature en ligne du devis grâce à la signature digitale (dès l'offre Entreprise individuelle).
Facture d'acompte du montant du pack, émise depuis le devis.
Suivi des heures consommées : tenez votre décompte et partagez-le avec le client à chaque point d'étape.
Facture de solde à l'épuisement du pack ou à sa date de fin : elle récapitule les heures réalisées, ajoute les éventuelles heures en plus et déduit automatiquement l'acompte déjà facturé.

Les factures d'acompte et de solde sont disponibles dans Kolirys dès l'offre Entreprise individuelle. Pour noter vos interventions et vos échéances, la liste de tâches relie chaque action à un client, et le planning organise vos créneaux.

Frais avancés : les refacturer sans gonfler votre chiffre d'affaires

Envoi d'un courrier recommandé, frais de greffe, timbre fiscal, annonce légale : il arrive souvent qu'une assistante paie une dépense pour son client. Deux traitements sont possibles, et ils n'ont pas les mêmes conséquences.

Les frais de débours : vous payez au nom et pour le compte de votre client, sur son mandat, une dépense dont il est le véritable débiteur. Vous la refacturez pour son montant exact, justificatif à l'appui, et elle reste hors de votre chiffre d'affaires et de vos cotisations (article 267 II-2° du CGI).
Les frais refacturés : si la dépense est faite en votre nom, par exemple vos fournitures, elle entre dans le prix de votre prestation et donc dans votre chiffre d'affaires.

La fonctionnalité frais de débours de Kolirys ajoute un bloc dédié sur la facture, séparé des lignes de prestation, joint les justificatifs à l'envoi et n'intègre pas ces montants dans votre suivi de chiffre d'affaires. Elle est réservée aux auto-entrepreneurs et incluse dès l'offre Entreprise individuelle. Pour aller plus loin, lisez notre guide des frais de débours de l'auto-entrepreneur.

Exemple : facture mensuelle pour un artisan

Sophie est assistante administrative en micro-entreprise, en franchise de TVA. Elle travaille pour un plombier au forfait mensuel de 10 heures et a avancé, à sa demande, des frais d'envoi recommandé. Voici sa facture d'octobre (exemple fictif) :

Facture F-2026-0118 du 31 octobre 2026 – Prestations d'octobre 2026

Désignation	Quantité	Prix unitaire HT	Total HT
Forfait gestion administrative : saisie des devis et factures, relances clients, classement des pièces (10 h incluses)	1	350,00 €	350,00 €
Heures au-delà du forfait : préparation du dossier pour l'expert-comptable	2 h	35,00 €	70,00 €
Total des prestations HT			420,00 €
Frais de débours : envois recommandés avancés pour le compte du client, justificatifs joints			21,90 €
Total à payer			441,90 €

Sous le tableau figurent : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », la date d'échéance, le taux des pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement et la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant ». Seuls les 420 € de prestations entrent dans le chiffre d'affaires déclaré de Sophie. Pour vérifier vos mentions, consultez notre liste des mentions obligatoires d'une facture.

Rester indépendante, même avec un gros client

Beaucoup d'assistantes démarrent avec un client principal, souvent un ancien employeur. C'est une bonne base, mais c'est aussi la situation où le risque de requalification en contrat de travail est le plus réel. Le ministère du Travail et Service Public rappellent que le juge regarde la réalité de la relation : horaires imposés, directives précises sur la manière de travailler, contrôle et sanctions, intégration dans l'organisation du client, matériel imposé, client unique.

Quelques réflexes qui protègent aussi votre facturation :

Facturer des forfaits ou des livrables définis dans un devis, plutôt qu'une simple présence.
Fixer vous-même vos horaires et vos outils, et le préciser dans vos conditions.
Diversifier vos clients : votre fichier clients vous montre en un coup d'œil la part de chacun dans votre activité.
Formaliser les missions récurrentes dans un contrat, avec la gestion de contrats.

Données des clients : votre rôle de sous-traitante RGPD

En tenant les factures, les fichiers clients ou les dossiers du personnel d'une entreprise, vous traitez des données personnelles pour son compte. Au sens du RGPD, vous êtes en général sous-traitante, et l'article 28 impose un contrat écrit avec votre client : objet et durée du traitement, nature et finalité, types de données, obligations de sécurité et de confidentialité, sort des données en fin de mission. C'est un argument commercial autant qu'une obligation : un client rassuré sur la confidentialité vous confie plus facilement ses dossiers.

Particuliers : l'assistance administrative à domicile

Vous pouvez aussi aider des particuliers chez eux : rédaction de courriers courants, déclaration de revenus, demandes d'allocations, suivi des factures du foyer, relations avec les administrations. C'est l'une des 26 activités de services à la personne. Les actes ou conseils juridiques et fiscaux en sont exclus.

Si vous déposez une déclaration sur le téléservice NOVA, vos clients peuvent bénéficier du crédit d'impôt de 50 % des sommes versées, dans la limite générale de 12 000 € de dépenses par an et par foyer. Vos devis et factures doivent alors mentionner votre déclaration. Les règles de facturation propres à ce secteur sont détaillées sur notre page services à la personne.

Statut, TVA et facture électronique

La plupart des assistantes indépendantes exercent en micro-entreprise, pour une activité de prestation de services. En 2026, le plafond de chiffre d'affaires est de 83 600 €. La franchise de TVA s'applique tant que votre chiffre d'affaires ne dépasse pas 37 500 € l'année précédente, et elle cesse dès que vous dépassez 41 250 € dans l'année. Notre page logiciel de facturation auto-entrepreneur détaille ces règles.

Pour la facture électronique, toute entreprise assujettie à la TVA, même en franchise, doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les micro-entreprises émettront leurs factures entre professionnels au format électronique au plus tard le 1er septembre 2027. Faites le point avec notre simulateur facture électronique.

Quelle offre Kolirys choisir ?

Tous les tarifs sont hors taxes, sans engagement, avec deux mois offerts en annuel. Le détail est sur la page tarifs.

Gratuit, pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs : devis, factures et avoirs illimités, jusqu'à 100 clients et 20 000 € de chiffre d'affaires HT sur 12 mois glissants, sans personnalisation des documents. Idéal pour lancer votre activité.
Entreprise individuelle, 9,90 € HT par mois (99 € par an) : personnalisation des documents, signature digitale, factures d'acompte et de solde pour vos packs d'heures, frais de débours, synchronisation bancaire.
Business, 29 € HT par mois (290 € par an) : si vous créez une société, par exemple pour embaucher, toutes formes juridiques sauf la SCI, clients illimités, relances et exports avancés.
Elite, 49 € HT par mois (490 € par an) : clients illimités et accès à l'API.

Les métiers proches

Freelance, pour les règles communes aux indépendants
Services à la personne, pour l'intervention à domicile chez les particuliers
Artiste-auteur, pour les auteurs qui vous confient leur gestion
Designer, pour les créatifs indépendants

Toutes les activités sont sur la page métiers.

Vos factures, aussi soignées que celles que vous préparez pour vos clients

Créez votre compte, enregistrez vos formules (heure, forfait, pack) et envoyez votre premier devis en quelques minutes.

Questions fréquentes

Quel logiciel de facturation pour une secrétaire indépendante ?

Un logiciel qui gère plusieurs façons de facturer (à l'heure, au forfait, au pack prépayé), qui sépare vos frais avancés de votre chiffre d'affaires et qui suit les paiements de chaque client. Kolirys propose des devis, factures et avoirs illimités dès l'offre gratuite pour les micro-entrepreneurs, jusqu'à 100 clients et 20 000 € de chiffre d'affaires HT sur 12 mois. L'offre Entreprise individuelle, à 9,90 € HT par mois, ajoute la personnalisation, les factures d'acompte, la signature en ligne et les frais de débours.

Comment facturer un pack d'heures payé d'avance ?

Faites d'abord un devis qui décrit le pack : nombre d'heures, tâches couvertes, durée de validité et tarif de l'heure au-delà. Le paiement reçu avant la réalisation est un acompte : il donne lieu à une facture d'acompte. À la fin du pack, la facture de solde récapitule les heures réalisées et déduit l'acompte. Dans Kolirys, la facture de solde est créée depuis le devis et déduit automatiquement les acomptes, dès l'offre Entreprise individuelle.

Une assistante administrative peut-elle travailler en micro-entreprise ?

Oui, c'est le statut le plus courant pour démarrer. L'activité est une prestation de services : le plafond de chiffre d'affaires de la micro-entreprise est de 83 600 € en 2026, et la franchise de TVA s'applique tant que le chiffre d'affaires reste sous 37 500 € l'année précédente et 41 250 € l'année en cours. En franchise, la facture porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Peut-on proposer l'assistance administrative en services à la personne ?

Oui, l'assistance administrative à domicile fait partie des 26 activités de services à la personne : aide à la rédaction de courriers, aux formalités, au suivi des factures du foyer et aux relations avec les administrations. Les conseils juridiques ou fiscaux en sont exclus. Avec une déclaration déposée sur NOVA, vos clients particuliers peuvent bénéficier du crédit d'impôt de 50 %, et vos devis et factures doivent mentionner cette déclaration.

Comment refacturer des frais avancés pour un client ?

Si vous payez au nom et pour le compte de votre client, sur son mandat, une dépense comme un envoi recommandé ou des frais de greffe, vous pouvez la refacturer en frais de débours, pour son montant exact et avec le justificatif. Les débours ne font alors pas partie de votre chiffre d'affaires. Kolirys ajoute un bloc de débours distinct sur la facture, avec les justificatifs joints, dès l'offre Entreprise individuelle (réservé aux auto-entrepreneurs).

Comment éviter que mon client unique me considère comme une salariée ?

Le risque de requalification en contrat de travail dépend de la réalité de la relation, pas du libellé du contrat : horaires imposés, directives détaillées, contrôle du travail, intégration dans l'équipe ou client unique sont des indices de lien de subordination. Diversifier vos clients, garder la maîtrise de votre organisation et facturer des missions ou des forfaits définis limitent ce risque. En cas de doute, faites-vous conseiller.

Dois-je signer un contrat RGPD avec mes clients ?

Quand vous traitez des données personnelles pour le compte d'un client (fichier clients, factures, dossiers du personnel), vous agissez en général comme sous-traitant au sens du RGPD. L'article 28 impose alors un contrat qui précise l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les données concernées et vos obligations de sécurité et de confidentialité.