Logiciel de facturation pour professeur particulier

Vos clients sont des parents, pas des entreprises

Un professeur particulier facture rarement l'élève lui-même : c'est un parent qui paie, souvent pour un ou deux enfants, parfois pour toute une fratrie. Le rythme est régulier, une ou deux séances par semaine pendant l'année scolaire, puis il s'arrête net en juin ou s'intensifie avant le bac et les concours. Et les familles comparent : elles attendent un tarif clair, un relevé lisible des heures et un document qu'elles pourront retrouver au moment de leur déclaration de revenus.

Que vous enseigniez les mathématiques à des lycéens, l'anglais à des adultes, le piano, le chant ou la guitare, l'organisation est la même : une fiche par famille, un tarif horaire ou un forfait, une facture à la fin du mois. Dans Kolirys, la facture est au nom du parent qui paie, et le prénom de l'élève figure dans le libellé de chaque ligne : « Cours de mathématiques, niveau terminale, pour Léa ». Une seule facture suffit pour deux enfants d'une même famille, avec une ligne par élève.

À domicile, chez vous ou en visio : trois régimes à ne pas mélanger

Le lieu du cours change ce que votre client peut déduire, et donc ce que vous devez écrire sur la facture.

• Au domicile de l'élève : le soutien scolaire et les cours à domicile font partie des services à la personne. Si vous êtes déclaré sur le portail NOVA, la famille bénéficie d'un crédit d'impôt de 50 % des sommes versées, dans la limite des plafonds légaux. Vos factures doivent alors porter les mentions du code du travail, et vous remettez une attestation annuelle avant le 31 mars.
• Chez vous ou dans un local : pas de crédit d'impôt services à la personne pour la famille. La facture reste une facture classique.
• En visio : même chose, les cours à distance n'ouvrent pas droit au crédit d'impôt, même pour un élève suivi toute l'année.

Si vous donnez les deux types de cours à la même famille, séparez-les sur deux lignes, avec les dates de chaque séance. C'est ce qui permet de calculer sans erreur le montant de l'attestation, qui ne doit reprendre que les cours à domicile. Le détail des obligations SAP (déclaration NOVA, condition d'activité exclusive, devis obligatoire dès 100 € TTC par mois) est présenté sur notre page logiciel de facturation pour les services à la personne.

TVA : l'exonération des cours particuliers

C'est la particularité fiscale du métier, et elle est souvent mal connue. L'article 261, 4, 4° b du code général des impôts exonère de TVA les cours ou leçons relevant de l'enseignement scolaire, universitaire, professionnel, artistique ou sportif, quand trois conditions sont réunies :

1. vous enseignez vous-même, en personne physique, à titre indépendant ;
2. vous êtes payé directement par vos élèves ou leurs familles ;
3. vous exercez sans salarié ni assistant qui participe à l'enseignement.

L'exonération joue alors quel que soit votre chiffre d'affaires : ce n'est pas la franchise en base. La mention à porter sur la facture est donc différente, par exemple « Exonération de TVA, article 261, 4, 4° b du CGI », plutôt que « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Elle a aussi ses limites. Une société, même unipersonnelle, ne peut pas en bénéficier. Le Conseil d'État a refusé l'exonération à un professeur de danse qui enseignait au sein de son école avec le concours d'autres intervenants. Et si vous vendez à côté des prestations qui ne sont pas des cours, comme des corrections de dossiers pour une entreprise ou la vente de supports, gardez-les sur des lignes et des factures bien distinctes. Votre situation est particulière ? Faites-la valider par un expert-comptable avant d'enregistrer votre mention dans Kolirys.

Forfaits, cartes d'heures et annulations

Chaque professeur a sa façon de vendre ses heures, et la facture doit le refléter fidèlement.

• À la séance, facturée au mois : la formule la plus courante. Vous notez les séances réalisées, puis une facture récapitulative part en début de mois suivant.
• Carte de 10 heures ou forfait trimestriel payé d'avance : vous facturez la carte quand la famille la règle, en précisant le nombre d'heures, le tarif et la durée de validité. Les séances consommées se suivent dans la fiche client.
• Stage intensif avant le bac, le brevet ou un concours : un devis fixe le nombre d'heures et le prix, puis vous le transformez en facture en un clic.

Pensez aussi aux annulations tardives. Si vous facturez une séance annulée moins de 24 heures à l'avance, écrivez-le dans vos conditions, puis faites-la apparaître sur une ligne distincte, avec un libellé clair : une indemnité d'annulation n'est pas une heure de cours donnée. Et si une famille arrête en cours d'année avec des heures prépayées, le remboursement passe par un avoir lié à la facture d'origine.

Exemple : la facture mensuelle d'une famille

Thomas Girard est professeur de mathématiques en micro-entreprise, déclaré en services à la personne pour ses cours à domicile. Il remplit les conditions de l'exonération de TVA des cours particuliers. Il suit Léa, en terminale, deux fois par semaine chez ses parents, et donne en plus une séance en visio à son frère Hugo, en troisième, avant les vacances.

Facture F-2026-0112 du 2 novembre 2026 Client : M. et Mme Martin, 14 rue des Tilleuls, 69006 Lyon Période : octobre 2026. Déclaration SAP n° SAP000000000 du 1er septembre 2025 (exemple).

Mentions en pied de facture : « Exonération de TVA, article 261, 4, 4° b du CGI. » Paiement à réception.

La ligne Hugo est séparée parce qu'un cours en visio n'entre pas dans l'attestation fiscale. En début d'année, Thomas retrouve dans Kolirys le total des cours à domicile réglés par la famille Martin et peut établir l'attestation sans ressortir ses carnets.

Plateformes, organismes et cours en direct

Beaucoup de professeurs trouvent leurs élèves par une plateforme de mise en relation, ou travaillent en parallèle pour un organisme de soutien scolaire. Tout dépend alors de qui encaisse.

• Si la famille vous paie directement, vous émettez la facture à son nom, comme pour un élève trouvé par le bouche-à-oreille.
• Si un organisme vous rémunère et facture lui-même les familles, votre client est cet organisme : vous lui facturez vos heures, et la condition de paiement direct par l'élève, nécessaire à l'exonération des cours particuliers, n'est plus remplie pour ces heures. Selon le cas, elles relèvent alors de la franchise en base ou de la TVA. Si vous êtes salarié de l'organisme, vous ne facturez rien du tout : c'est votre fiche de paie.

Dans Kolirys, chaque client a sa fiche : vous retrouvez d'un coup d'œil ce que vous devez à chaque famille, ce qu'un organisme vous doit et ce qui reste impayé.

Micro-entreprise : surveillez votre plafond, pas seulement votre agenda

La plupart des professeurs particuliers exercent en micro-entreprise, au titre des prestations de services. Le plafond de chiffre d'affaires à ne pas dépasser est de 83 600 € par an pour ce type d'activité. Le suivi du chiffre d'affaires, de la rentabilité et des encaissements est inclus dans Kolirys, et l'offre gratuite suffit tant que vous restez sous 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants et 100 clients.

Côté facture électronique, l'obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques s'applique à toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026, micro-entreprises comprises. L'émission de factures électroniques concerne les ventes entre entreprises : vos factures à des familles n'y sont pas soumises. Pour le reste, consultez notre page sur la facturation électronique.

Quelle offre Kolirys pour un professeur particulier ?

Tous les prix sont HT et sans engagement, avec 2 mois offerts en annuel.

• Gratuit : pour l'auto-entrepreneur qui démarre, jusqu'à 100 clients et 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants. Devis, factures, proformas et avoirs illimités, comptabilité et application mobile, sans personnalisation des documents.
• Entreprise individuelle, 9,90 €/mois (99 €/an) : clients illimités, documents à vos couleurs, planning de rendez-vous, signature digitale des devis, factures d'acompte et de solde, synchronisation bancaire.
• Business, 29 €/mois (290 €/an) : si vous montez une structure de soutien scolaire en société (toutes formes juridiques sauf SCI), avec clients illimités, relances et exports avancés.

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Gardez vos soirées pour préparer vos cours

Compter les séances de chaque élève, retrouver qui a payé et reconstituer les montants en mars, c'est ce qui grignote les soirées d'un professeur particulier. Avec Kolirys, une fiche par famille, une facture par mois et un historique complet suffisent. Créez votre compte en deux minutes, sans carte bancaire.

Questions fréquentes