Logiciel de devis et de facturation pour wedding planner et organisateur d'événements

Vous préparez le mariage d'un couple pour l'automne prochain, un baptême au printemps ou la soirée des vœux d'une entreprise. Votre travail commence longtemps avant le jour J : recherches de lieux, sélection de prestataires, visites, relances, coordination. Ce n'est pas « une journée » que le client vous achète, c'est un accompagnement de plusieurs mois, payé par étapes, jusqu'à une date qui, elle, ne se décale pas.

Kolirys rassemble vos clients, vos devis, vos factures, vos proformas et vos avoirs. Ce n'est pas un logiciel de planification d'événement : pas de liste d'invités, pas de plan de table, pas de planning de salle ni d'espace partagé avec les mariés. Vous gardez vos outils d'organisation ; Kolirys s'occupe des devis et des factures, gratuitement pour démarrer en micro-entreprise.

Un logiciel de facturation, pas un agenda de mariage

La recherche « logiciel wedding planner » mène souvent vers des outils tout-en-un, conçus pour le rétroplanning, les invités et le jour J. Kolirys ne remplace pas ces outils. Il fait autre chose, précisément : chiffrer vos honoraires, faire signer le devis, encaisser les acomptes au bon moment et savoir, pour chaque dossier, ce qui a été payé et ce qui reste dû.

Cette séparation évite les malentendus. Le couple vient vous voir pour l'organisation ; votre expert-comptable, lui, veut des factures numérotées, des mentions conformes et un suivi des encaissements. C'est cette deuxième partie que Kolirys prend en charge.

Poser les honoraires noir sur blanc

Avant de parler des prestataires, votre devis doit dire ce que *vous* vendez. Les formules les plus courantes :

• l'organisation complète : recherche du lieu et des prestataires, suivi jusqu'au mariage, présence le jour J ;
• l'accompagnement partiel : par exemple les trois derniers mois, ou seulement la coordination du jour J ;
• l'événement d'entreprise : soirée, séminaire, lancement, souvent au forfait ou à la journée, avec un interlocuteur professionnel et un bon de commande.

Pour que le devis tienne jusqu'à la date, précisez :

• le nombre de rendez-vous et de visites de lieux inclus, et le tarif des suivants ;
• l'amplitude de présence le jour J (heure d'arrivée, fin de mission) ;
• ce qui est hors forfait : destination lointaine, prestataires supplémentaires, heures au-delà de l'amplitude prévue ;
• la date de l'événement, le lieu s'il est déjà connu, et le nom des deux destinataires de la facture.

Si vous calculez vos honoraires en pourcentage du budget, indiquez la base (ce qui entre dans le budget, ce qui en est exclu) et la date à laquelle ce montant est figé. Un pourcentage « du budget final » sans définition laisse la porte ouverte à la discussion le jour où le couple ajoute un bar ou retire une animation.

Un échéancier jusqu'à l'événement, pas une facture unique

Entre la signature et le jour J, il se passe souvent six à dix-huit mois. Pendant ce temps, vous avez réservé la date — et refusé d'autres demandes pour le même week-end. Facturer 100 % après la soirée met votre trésorerie en danger ; tout exiger à la signature est rarement accepté. D'où l'échéancier, écrit dès le devis. Beaucoup de wedding planners prévoient, par exemple :

1. un premier acompte à la signature, pour réserver la date ;
2. un versement intermédiaire, quelques mois avant l'événement, quand le gros du travail de préparation est engagé ;
3. le solde avant le jour J (souvent trente jours avant), pour ne pas courir après un paiement le lundi matin.

Ce n'est pas un barème imposé par la loi : c'est un usage, à adapter à la durée du dossier et au montant. L'essentiel est de l'écrire, et d'employer le mot acompte si vous voulez un engagement ferme. Sans précision, une somme versée d'avance par un particulier est présumée être des arrhes.

Dans Kolirys, chaque échéance devient une facture d'acompte générée depuis le devis signé ; la facture de solde déduit automatiquement ce qui a déjà été facturé. Ces factures d'acompte et de solde sont disponibles dès l'offre Entreprise individuelle. Avec l'offre gratuite, vous émettez simplement vos factures l'une après l'autre.

Si vous êtes redevable de la TVA, elle est en principe exigible dès l'encaissement de chaque acompte pour une prestation de services, et non à la date de l'événement. Votre expert-comptable confirmera le calendrier déclaratif qui vous concerne.

Exemple : devis d'organisation complète pour un mariage

Camille Ferrand, wedding planner en micro-entreprise (franchise en base de TVA), accompagne Emma et Thomas Bernard pour leur mariage du 12 septembre 2027.

Devis n° D-2026-0084 — date : 08/11/2026 — validité : 30 jours

*Mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Acompte de 40 % à la signature (1 800,00 €), acompte de 30 % six mois avant l'événement soit le 12/03/2027 (1 350,00 €), solde de 30 % trente jours avant soit le 13/08/2027 (1 350,00 €). Prestations des tiers (traiteur, photographe, lieu, location de matériel, etc.) non comprises : chaque prestataire facture directement le couple. Visite de lieu supplémentaire : 80,00 €. Heure de présence au-delà de l'amplitude prévue : 60,00 €. Conditions d'annulation et de report : voir nos conditions générales jointes.*

Une fois le devis signé, Camille émet la facture d'acompte de 1 800 €. En mars, puis en août, les deux factures suivantes partent du même devis ; le solde n'appelle que ce qui reste dû.

Honoraires d'un côté, prestataires de l'autre

Le couple compare souvent « le prix du wedding planner » avec le budget global du mariage. Pour éviter que vos 4 500 € d'honoraires se noient dans une addition de 28 000 €, séparez clairement les trois montages possibles — et faites valider le vôtre, car le bon traitement fiscal dépend des faits, pas du vocabulaire du devis.

1. Chaque prestataire facture les mariés. C'est le schéma le plus simple et le plus fréquent. Vous recommandez un traiteur, un photographe, une location de matériel : chacun a son propre client, son propre acompte, sa propre facture. La vôtre ne porte que sur vos honoraires.
2. Vous achetez pour revendre (vous contractez avec le prestataire, puis vous facturez le couple). Le montant entre alors dans votre chiffre d'affaires. Si vous êtes assujetti à la TVA, elle s'applique en principe sur le prix que vous facturez, pas seulement sur votre marge.
3. Les débours. Une somme avancée au nom et pour le compte du client, sur mandat, justifiée et remboursée à l'euro près, peut dans certains cas rester hors de votre chiffre d'affaires et hors TVA. Les conditions sont strictes. Kolirys propose une fonction frais de débours, disponible dès les offres payantes ; elle ne dispense pas de faire relire le montage par un expert-comptable.

En micro-entreprise, le plafond de chiffre d'affaires 2026 pour les prestations de services est de 83 600 €. Si vous revendez aussi des biens ou des prestations, l'activité devient mixte : le total ne doit pas dépasser 203 100 €, dont au plus 83 600 € de services. Ces plafonds sont distincts des seuils de franchise en base de TVA.

Contrat, annulation et droit de rétractation

Un devis signé fait office de contrat s'il décrit la mission, le prix et l'échéancier. Beaucoup de wedding planners y joignent leurs conditions générales, conservées avec la fiche du client grâce à la gestion de contrats. Quelques points à traiter par écrit, puis à faire relire : Kolirys n'est pas un conseil juridique et ne fournit pas de clause type.

• L'annulation et le report. Un week-end de juin perdu un mois avant la date ne se replace presque jamais. Un barème contractuel selon le délai restant (par exemple conservation du premier acompte, puis d'une part croissante à l'approche du jour J) limite les discussions. Prévoyez aussi le cas du report de date, souvent plus acceptable pour le couple qu'une annulation sèche.
• Le droit de rétractation. Si le devis est signé à distance (échange d'e-mails, visioconférence) ou hors établissement, notamment au domicile du couple, le délai de 14 jours prévu pour les consommateurs peut s'appliquer. La loi prévoit des exceptions, notamment pour certaines prestations de restauration ou d'activités de loisirs fournies à une date déterminée : le périmètre exact dépend de ce que vous vendez. En cas de rétractation valable, l'acompte se rembourse. Le contrat hors établissement encadre aussi les paiements que vous pouvez recevoir dans les premiers jours. Faites vérifier vos pratiques si vous signez souvent chez vos clients.
• Les événements d'entreprise. Le client est alors un professionnel : la facture mentionne l'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le délai légal de paiement entre professionnels s'applique, et un bon de commande se reporte sur la facture lorsqu'il a été établi.

Voyages de noces et mariages à l'étranger : hors périmètre

Vendre un forfait de voyage (transport, hébergement ou combinaison de services touristiques) est une activité réglementée : elle suppose notamment une immatriculation auprès d'Atout France, en tant qu'opérateur de voyages et de séjours. Cette page ne couvre pas cette activité, et Kolirys n'est pas conçu comme un outil d'agence de voyages.

Si vous coordonnez uniquement la cérémonie et la réception, sans vendre de forfait touristique, vous restez dans le cadre décrit ici. Dès que vous assemblez et vendez un séjour, un voyage de noces ou un mariage destination « tout compris », faites le point avec Atout France ou un conseil avant de facturer.

Ce que Kolirys fait pour vous au quotidien

• Fiches clients : couples et entreprises, avec la date de l'événement, les conditions de paiement et l'historique des documents, dans la gestion des clients.
• Devis, factures, proformas et avoirs, numérotés et conformes aux mentions obligatoires.
• Factures d'acompte et de solde générées depuis le devis signé, pour suivre l'échéancier jusqu'au jour J (dès l'offre Entreprise individuelle).
• Catalogue de prestations (organisation complète, coordination jour J, visite supplémentaire, journée d'événement d'entreprise) pour ne plus recomposer vos tarifs à chaque demande (dès l'offre Entreprise individuelle).
• Signature digitale manuscrite du devis, utile quand le couple est loin du lieu de réception.
• Suivi des impayés et relances en un clic, notamment sur le solde dû quelques semaines avant l'événement (dès l'offre Entreprise individuelle).
• Synchronisation bancaire, comptabilité et application mobile pour rapprocher les virements — souvent fractionnés — de chaque dossier.

Fiches clients, devis, factures, avoirs, comptabilité et application mobile sont disponibles dès l'offre gratuite. Catalogue, signature, acomptes, envoi des documents, relances, débours et synchronisation bancaire le sont à partir de l'offre Entreprise individuelle.

Facturation électronique : surtout vos clients entreprises

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques — y compris les vôtres, lorsque vos fournisseurs vous en envoient. Les micro-entreprises et PME devront émettre leurs factures électroniques vers les entreprises françaises au plus tard le 1er septembre 2027. Vos factures aux particuliers (la grande majorité des couples) suivent d'autres règles de transmission de données. En revanche, une soirée organisée pour une société, ou une facture à une agence de communication qui vous sous-traite un événement, entre dans le calendrier d'émission. Pour savoir où vous en êtes, utilisez notre simulateur facture électronique et notre guide pour les TPE.

Combien coûte Kolirys pour un wedding planner ?

Tous les prix sont HT, sans engagement, avec 2 mois offerts en paiement annuel. Le détail est sur la page tarifs.

• Gratuit pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs : jusqu'à 100 clients et 20 000 € de CA HT sur 12 mois glissants, devis, factures et avoirs illimités, comptabilité et application mobile, sans personnalisation des documents.
• Entreprise individuelle, 9,90 € par mois (99 € par an) : la formule la plus naturelle dès que vous encaissez des acomptes. Clients et chiffre d'affaires illimités, documents à votre image, factures d'acompte et de solde, catalogue, envoi des documents, relances, signature digitale, frais de débours, synchronisation bancaire.
• Business, 29 € par mois (290 € par an) : toutes les formes juridiques hors SCI, clients illimités, si vous exercez en société.
• Elite, 49 € par mois (490 € par an) : toutes les fonctionnalités et l'accès API.

Quatre ou cinq mariages à 4 500 € d'honoraires suffisent à dépasser les 20 000 € de l'offre gratuite sur 12 mois. L'offre Entreprise individuelle lève ce plafond et débloque surtout les acomptes, dont un wedding planner a rarement le luxe de se passer.

Ils préparent souvent le même jour J

• Repas, cocktail et service en salle : logiciel de gestion pour traiteur.
• Reportage et album : logiciel de gestion pour photographe.
• Tentes, mobilier, sono, vaisselle : logiciel de facturation pour location de matériel.
• Lancement de marque ou soirée déléguée par une agence : logiciel de facturation pour agence de communication.

Tous les métiers accompagnés par Kolirys sont réunis sur la page logiciels par métier.

Réservez la date, Kolirys suit les acomptes

Un devis d'honoraires net, le mot « acompte » écrit, un échéancier jusqu'au jour J : créez votre compte et préparez la proposition de votre prochain couple en quelques minutes.

Questions fréquentes