Devis, factures : Envoyer des relances

Kolirys permet d'envoyer des relances sur vos documents: factures devis de manière simple et ergonomique. Découvrez comment, et pourquoi.

Comment envoyer une relance d'une facture ?


Pour envoyer une relance d'une facture, rendez-vous dans vos documents, sélectionnez la facture que vous souhaitez relancer, puis cliquez sur le bouton "Envoyer une relance". Vous pourrez ainsi personnaliser le message de relance en fonction de votre client, et l'envoyer en un clic par e-mail accompagné d'une pièce jointe: la facture.

Pourquoi relancer les devis ?


Relancer un devis non accepté permet de rappeler à votre client que vous êtes en attente d'une réponse. Tant qu'une réponse négative n'a pas été donnée, il y a toujours une chance (même minime) de convertir votre devis en prestation (ou vente et ainsi augmenter votre chiffre d'affaires.

Modèle de relance de facture


Un modèle de relance est intégré à Kolirys et se compose sous la forme suivante:

Bonjour,

Une facture a été éditée pour votre entreprise mais sauf erreur de notre part, n'a toujours pas été réglée. Nous vous invitons à procéder au règlement de cette facture au plus vite.

La facture a été ajoutée en pièce jointe à ce mail.

Bien cordialement

[Ceci est un message automatique, merci de ne pas y répondre]

Ce modèle de relance pour vos factures est totalement configurable, que ce soit de manière globale ou d'y personnaliser directement avant d'envoyer une relance. Vous pourrez ainsi relancer les clients ayant des retards en un clic, et avoir l'historique des différentes relances.

Envoi d'une relance : par e-mail ou par courrier ?


L'envoi des relances sur Kolirys se fait uniquement par e-mail. Cependant, en cas de non réponse de votre client depuis un temps que vous jugez abusif, vous pouvez envoyer une relance par courrier. Nous vous recommandons de rédiger un courrier et de l'envoyer en recommandé avec accusé de réception, afin de pouvoir prouver que celui-ci a été prévenu en cas d'appel à une entreprise de recouvrement.

Les modèles de relances par courrier sont nombreux sur internet et vous pouvez en trouver de manière simple via les moteurs de recherches.

Nous vous recommandons aussi de joindre la facture impayée à votre courrier, et de récapituler toutes les informations nécessaires : délai de paiement annoncé, contrat signé entre vous et votre client, date et heure des différentes relances effectuées via Kolirys, informations légales de votre entreprise (raison sociale (pour les cas des auto entrepreneurs, voir Facturation auto-entrepreneur), SIRET, adresse du siège social ou de l'établissement...)

Modèle de relance de facture - version courrier


À l'attention de Madame / Monsieur

Objet : Relance Facture n° [ ]

Joint à ce courrier : Duplicata de la facture n° [ ]

Madame, Monsieur,

Le paiement de la facture n° [ ] datée du [ ], pour un montant de [ ] euros, n'a, sauf erreur de notre part pas été réglé. Nous avons joint à ce courrier un duplicata de cette facture, et souhaitons que la situation soit régularisée au plus vite.

Pour rappel, vous pouvez nous régler cette facture via le moyen de paiement suivant : [ moyen de paiement (ex: virement) ] dont les informations sont énoncées ci-dessous:

[ informations complémentaires pour le règlement de la facture (ex: RIB) ]

Nous restons à votre disposition en cas de besoin.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[ signature ]

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