La facture proforma est un document commercial émis avant la vente définitive. Elle détaille les produits ou services et leur prix, sans valeur comptable ni fiscale — voici quand l'utiliser, comment la rédiger et en quoi elle diffère du devis et de la facture.
Entre le devis (proposition commerciale) et la facture (preuve de vente et base de paiement), la facture proforma occupe une place à part. Très utilisée dans le commerce international, elle sert aussi en France pour valider une commande, obtenir un financement ou préparer les formalités douanières — sans enregistrer la vente dans votre comptabilité.
Ce guide explique ce qu'est une facture proforma, ce qu'elle doit contenir, quand l'émettre et comment la créer gratuitement avec Kolirys.
Qu'est-ce qu'une facture proforma ?
Une facture proforma (ou « pro forma ») est un document commercial préalable à la transaction. Elle reprend les éléments d'une facture — vendeur, acheteur, description des biens ou services, quantités, prix unitaires, montants HT et TTC, conditions de vente — mais ne constitue pas une facture définitive.
Concrètement, la facture proforma :
informe le client du montant et du détail de la commande envisagée ;
permet au client de valider la commande ou d'obtenir un accord interne (achats, comptabilité) ;
facilite les démarches administratives (douane, crédit documentaire, assurance transport) ;
n'engage pas comptablement le vendeur tant qu'elle n'est pas transformée en facture définitive.
À retenir : la facture proforma n'a pas de valeur fiscale. Elle ne remplace pas une facture pour la déclaration de TVA, le chiffre d'affaires ou la preuve de paiement. Elle doit porter clairement la mention « Facture proforma » (ou « Pro forma invoice ») pour éviter toute confusion.
Facture proforma, devis ou facture : quelles différences ?
Ces trois documents se ressemblent visuellement, mais leur statut juridique et comptable diffère. Voici un comparatif synthétique :
Critère
Devis
Facture proforma
Facture définitive
Moment d'émission
Avant la vente, proposition commerciale
Avant livraison / exécution, souvent après accord sur le devis
Après livraison ou prestation (ou à l'acompte)
Objectif principal
Proposer un prix et des conditions
Confirmer une commande, formaliser l'export ou la douane
Demander le paiement, enregistrer la vente
Valeur fiscale / comptable
Non (sauf secteurs réglementés)
Non
Oui — base TVA, CA, comptabilité
Numérotation
Numéro de devis
Numéro proforma (souvent distinct des factures)
Numéro de facture chronologique obligatoire
Engagement client
Fort si signé (bon pour accord)
Validation de commande, pas de paiement exigible
Paiement dû selon conditions
En pratique, le flux le plus courant est : devis → acceptation → facture proforma (optionnelle) → livraison → facture définitive. La proforma est surtout utile quand le client ou un tiers (banque, douane) exige un document « type facture » avant l'expédition.
Les autorités douanières demandent souvent une facture proforma pour estimer les droits et taxes à l'importation, avant l'expédition définitive des marchandises.
Validation de commande
Votre client (service achats, comptabilité) peut exiger une proforma pour déclencher le bon de commande interne ou le virement, surtout en B2B.
Financement bancaire
Crédit documentaire, assurance-crédit ou demande de financement : la banque peut demander une proforma décrivant l'opération commerciale envisagée.
Expédition internationale
Transporteurs et transitaires utilisent la proforma pour connaître la valeur déclarée du colis et les conditions de vente (Incoterms, devise).
Commande sur mesure
Fabrication ou prestation longue : la proforma fige le détail et le prix avant production, sans enregistrer la vente tant que la livraison n'est pas faite.
Premier contact à l'étranger
Un client étranger peut préférer une « pro forma invoice » au format international plutôt qu'un devis au libellé français.
À l'inverse, vous n'avez pas besoin de facture proforma pour une vente simple en France avec devis signé puis facture classique — sauf demande explicite du client ou contrainte export.
Que doit contenir une facture proforma ?
Il n'existe pas de modèle légal unique en France, mais une facture proforma professionnelle reprend en général les mêmes informations qu'une facture, avec des précisions sur sa nature :
La mention visible « Facture proforma » (éviter qu'elle soit prise pour une facture définitive)
Date d'émission et numéro proforma (numérotation distincte des factures définitives)
Identité complète du vendeur et de l'acheteur (raison sociale, adresse, SIRET, TVA intracommunautaire le cas échéant)
Description détaillée des produits ou services, quantités, prix unitaires HT
Montants HT, TVA (ou mention art. 293 B en franchise) et TTC
Conditions de vente : délais, modalités de paiement envisagées, Incoterms pour l'export
Devise utilisée si transaction internationale
Validité du document (ex. : « valable 30 jours »)
Erreurs à éviter : ne pas numéroter une proforma comme une facture définitive (risque de trou dans la numérotation fiscale), ne pas l'inscrire au chiffre d'affaires, ne pas la présenter comme exigible au paiement sans l'avoir convertie en facture. Avec Kolirys, les proformas ont une numérotation indépendante et ne sont pas comptabilisées automatiquement.
Modèle de facture proforma : créer la vôtre avec Kolirys
Il n'existe pas de fichier PDF modèle statique sur Kolirys.fr — en revanche, le logiciel de facturation Kolirys intègre nativement la création de factures proforma en ligne, avec export PDF immédiat.
Avantages par rapport à un modèle Word ou Excel :
Mentions légales et coordonnées préremplies depuis votre profil entreprise
Calcul automatique HT / TVA / TTC
Numérotation proforma séparée des factures définitives
Pas d'impact sur votre comptabilité ni votre chiffre d'affaires
Conversion possible en facture définitive après livraison
Envoi par e-mail au client en un clic
100 % gratuit · Sans limite de documents · Conforme loi anti-fraude TVA
Comment créer une facture proforma en 4 étapes
Renseignez votre entreprise
SIRET, adresse, logo, conditions de paiement — une seule fois dans votre espace Kolirys.
Ajoutez votre client
Coordonnées, adresse de facturation et, pour l'export, numéro de TVA intracommunautaire du client.
Créez le document « Facture proforma »
Sélectionnez le type proforma, détaillez les lignes (produits, quantités, prix), vérifiez les totaux et la mention « Facture proforma » sur le PDF.
Envoyez ou exportez en PDF
Transmettez la proforma au client, à la banque ou au transitaire. Après livraison, transformez-la en facture définitive conforme.
Vous pouvez aussi partir d'un devis existant accepté par le client, puis émettre la proforma comme étape intermédiaire avant facturation.
Facture proforma et obligations légales en France
La facture proforma n'est pas encadrée par le Code général des impôts comme une facture définitive. Vous n'avez pas à la transmettre à l'administration fiscale ni à l'inclure dans vos déclarations de TVA ou de chiffre d'affaires.
En revanche, dès que la vente est réalisée, vous devez émettre une facture définitive respectant les mentions obligatoires. Si vous êtes assujetti à la TVA, un logiciel de facturation certifié est obligatoire pour ces factures — Kolirys répond à cette exigence.
Pour les auto-entrepreneurs, la proforma reste un outil commercial utile ; seule la facture définitive (ou le reçu) compte pour le livre de recettes et les déclarations URSSAF. Voir aussi notre guide facture d'acompte auto-entrepreneur si vous encaissez avant la fin de la prestation.
Créer vos proformas avec Kolirys
Kolirys centralise devis, factures proforma, factures, avoirs et relances dans un seul outil gratuit. La proforma est pensée pour valider une commande sans fausser votre comptabilité : numérotation dédiée, aucun enregistrement au CA, conversion en facture en un clic après livraison.
Que vous soyez artisan, commerçant, consultant ou auto-entrepreneur, vous gagnez du temps sur la rédaction et évitez les erreurs de mentions. L'application mobile permet même d'envoyer une proforma depuis un chantier ou un salon professionnel.
Une facture proforma est un document commercial détaillant une vente envisagée (produits, prix, conditions) avant la livraison ou la prestation. Elle ressemble à une facture mais n'a pas de valeur fiscale ni comptable et ne remplace pas une facture définitive pour le paiement ou la déclaration de TVA.
Quelle est la différence entre une facture proforma et un devis ?
Le devis est une proposition commerciale avant accord ; la facture proforma intervient souvent après acceptation du devis, pour confirmer la commande ou répondre à des exigences administratives (douane, banque). Visuellement proche d'une facture, la proforma utilise parfois un format plus « international » que le devis français classique.
Quelle est la différence entre facture proforma et facture définitive ?
La facture définitive constate la vente réalisée, engage comptablement le vendeur et sert de base au paiement et à la TVA. La proforma est une estimation ou confirmation préalable, sans impact sur le chiffre d'affaires ni obligation de paiement au sens fiscal.
La facture proforma est-elle obligatoire ?
Non, elle n'est pas obligatoire en droit français pour une vente domestique classique. Elle devient utile ou demandée en export, en douane, pour des financements bancaires ou lorsque le client exige un document type facture avant expédition.
Peut-on demander un paiement sur une facture proforma ?
Un client peut verser un acompte sur la base d'une proforma, mais le document comptable et fiscal reste la facture d'acompte ou la facture définitive. Pour un encaissement avant livraison, émettez plutôt une facture d'acompte conforme après acceptation du devis ou de la proforma.
Comment numéroter une facture proforma ?
Utilisez une numérotation distincte de vos factures définitives (ex. : PRO-2026-001) pour ne pas créer de discontinuité dans votre série fiscale. Kolirys gère automatiquement une numérotation proforma indépendante.
Faut-il mentionner la TVA sur une facture proforma ?
Oui, indiquez les montants HT, le taux et le montant de TVA (ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en franchise) pour que le document soit exploitable par le client et la douane. Utilisez notre convertisseur HT TTC pour vérifier vos calculs.
